Monatsplanung

Der erste Artikel im Jahr 2021 – Ich wünsche dir ein frohes Neues Jahr! Ich hoffe du hattest eine erholsame Zeit zwischen den Jahren und bist gut ins neue Jahr gestartet.

„Mach nur einmal das, von dem andere sagen, dass du es nicht schaffst, und du wirst nie wieder auf deren Grenzen achten müssen.“

James Cook (1728-1779) britischer Seefahrer und Entdecker

Heute möchte ich direkt die frisch gewonnene Motivation nutzen, die so ein Jahresneustart mitbringt, für ein klassisches Planungsthema. In größeren Einheiten zu planen ist grundsätzlich immer sehr empfehlenswert, wie z.B. Jahresplanung, Semesterplanung oder sogar einen Fünf-Jahres-Plan. Aber was ich noch viel wichtiger finde, ist zu wissen, was in den nächsten vier Wochen passiert. Einen Überblick über jeden Monat zu haben, entspannt mich persönlich, zu Beginn des Monats, immer enorm.

Ich plane wie immer gemütlich mit Kaffee und schöner Musik, ein paar Kerzen und meinem Bullet Journal und Kalender. Die Methode funktioniert aber natürlich auch mit einem digitalen Medium oder einfach mit einem Schmierzettel.

Solltest du in deinem Kalender oder deiner App keine Monatsübersicht haben, dann druck dir eine aus. Es gibt Monatsübersichten wie Sand am Meer im Internet. Solltest du einen Jahreskalender an deiner Wand haben, kannst du selbstverständlich auch den benutzen.

Ich gehe in fünf Schritten vor:

  1. Ich schreibe mir alle wichtigen Termine in die Monatsübersicht. Keine wiederkehrenden Ereignisse, sondern einmalige Termine, wie z.B. Konzerte, Prüfungen, Blockseminare, Geburtstage, Deadlines und Arzttermine. Wenn ich auf Reisen bin, markiere ich mir das meistens auch in einer bestimmten Farbe. Ich blocke mir zu Beginn des Monats immer freie Tage aus, das müssen selbstverständlich nicht die Sonntage sein, aber einen freien Tag pro Woche gibt es bei mir immer!
  2. Ich arbeite mit meiner Jahresplanung und meinen Zielen, schaue was diesen Monat wichtiges ansteht und formuliere mir Ziele für den Monat. Ich versuche es auf maximal vier bis fünf Ziele zu beschränken, aus unterschiedlichen Lebensbereichen. Mehr schaffe ich aus Erfahrung sowieso nicht. Diese Ziele kommen ebenfalls auf meine Monatsübersicht. Du kannst dir das aber natürlich auch an die Pinnwand hängen oder im Bullet Journal eine eigene Seite gestalten.
  3. Ich plane für den Monat meinen Gesundheits- und Sportbereich. Da ich ein sehr sportaffiger Mensch bin und gleichzeitig ein Planungsfreak, gibt es natürlich auch diesbezüglich einen Plan. Ich plane meine Joggingrunden, vor allem wenn ich ein größeres Laufziel habe, ich überlege, wann ich Zeit habe für Krafttraining oder kurze intensive Sporteinheiten, wann ich Fahrrad fahren könnte oder schwimmen gehen kann und wann ich längere Yoga Sessions einplanen möchte. Ich trenne ganz klar meine Sportziele von meinen anderen Lebensbereichen, weil ich es als Musikerin für einen sehr wichtigen Lebensbereich halte, damit wir unseren Job gesund ausführen können.
  4. Ich plane meine Projekte und Jobs, wie in meinem Fall: Podcasts, Blogartikel, Social Media im Allgemeinen, meine Unterrichts- und Workshoptätigkeit, Konzert- und Probenplanung und Studienangelegenheiten. Dazu arbeite ich vor allem im Bullet Journal und schreibe mir für die jeweiligen Bereiche Pläne und kleine To-Do-Listen.
  5. Ich fertige eine To-Do-Liste für den Monat an, da stehen nicht die kleinen Schritte, sondern eher dir größeren Überthemen drauf. Alles was in dem Monat wichtig ist und unbedingt erledigt werden muss, bekommt die Priorität eins. Alles was in dem Monat wichtig wäre, aber nicht so dringend, bekommt die Priorität zwei und die sogenannten „Nice-to-Have-To-Do’s“ bekommen die Priorität drei – wenn dafür dann noch Zeit ist.

Beim Planen bezüglich der To-Do-Liste und den einzelnen Plänen für die unterschiedlichen Bereiche in deinem Leben, habe ich noch den Tipp neben dem Priorisieren: Tu dir den Gefallen und überlege dir bereits beim Planen, wie viel Zeit diese Tätigkeit in etwa in Anspruch nehmen wird und wie viel Energie sie dich kosten wird. Eine Arbeit am Schreibtisch ist etwas anderes, als eine Aufnahme, die mit Fahrtzeit und körperlicher, sowie kognitiver Arbeit verbunden ist. Aktives Üben ist eine anstrengendere Tätigkeit, als seine Noten einzurichten. Ich denke du verstehst, was ich meine.

Beim Priorisieren gibt es ebenfalls einen Fehler, der sehr oft gemacht wird. Bei manchen stehen dann von zehn To-Do’s, acht mit der Priorität eins da. Das könnte entweder daran liegen, dass du im Monat davor zu wenig von den wichtigen Dingen erledigt hast oder du überschätzt bestimmte To-Do’s in ihrer Wichtigkeit. Bedenke bei dieser To-Do-Liste immer: Je kürzer, desto besser! Lange To-Do-Listen führen zu Frustration und Demotivation, weil du im Laufe des Monats feststellst, dass der Monat auch nur 28-31 Tage hat. Das klingt zu Beginn immer so viel, ist aber in der Realität oft erschreckend wenig. Denn zwischen all den To-Do’s hast du sowas wie einen Alltag, dein Studium, deinen Job, deine Hobby’s, deine Freunde und Schlafen solltest du selbstverständlich auch noch irgendwann.

Aus meiner Erfahrung, hast du effektiv am Tag nicht mehr als drei bis vier Stunden für die To-Do’s auf deiner Liste. Das solltest du bei der Planung bereits im Hinterkopf behalten, sonst hast du am Ende des Monats noch die Hälfte der To-Do-Liste, die dann in den nächsten Monat rutscht und das wird dann im Dezember sehr ungemütlich …

Die Monatsplanung ist grundsätzlich dafür gedacht, dass du den Überblick über den Monat behälst, aber sie ist auch dafür gedacht, dass du dich nicht überlädst mit Arbeit. Das erfordert etwas Übung und ich möchte mich auch in diesem Jahr dahingehend wiederholen: Du musst einen Scheiß!

Niemand muss seinen Monat planen, wenn er das für sinnfrei und Zeitverschwendung hält. Dann beschwere dich aber bitte nicht, und am Besten schon gar nicht bei mir, dass du immer alles vergisst, dir wichtige Deadlines durchrutschen, du Termine verpennst oder du irgendwie in deinem Leben nicht voran kommst!

Abschließend möchte ich dir den Rat geben: Du kannst To-Do’s oder Termine auch streichen, wenn du das Gefühl hast es wird zu voll! Wir erlauben uns das selbst oft nicht, weil das ja Schwäche bedeuten würde oder Inkompetenz sich und seine Zeit und Energie einzuschätzen. Alles Bullshit! Es kommen einfach manchmal auch Dinge im Jahr, die nicht vorhersehbar sind (ich denke das Jahr 2020 ist uns da sehr lehrreich in Erinnerung), die man nicht planen kann und somit zerschießen sie einem auch mal den Monatsplan. Das ist ok, akzeptiere das und plane ggf. neu.

Niemand ist unersetzlich und wie wir im letzten Jahr festgestellt haben: Man kann wirklich alles verschieben!

Einen guten Start ins neue Jahr 2021!

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