Digitale Planung

Digitale Kalender, Word, Excel, One Note, Apps etc. alles vereint auf einem Gerät. Oder auf mehreren Dank einer Cloud. Ist schon geil alles mit sich rumzutragen auf einem Laptop, einem Tablet oder einem Smartphone. 

Ich habe in einem meiner ersten Artikel schon gespoilert, dass es bei mir nicht so prickelnd lief mit der digitalen Planung. Warum das so war und wie ich es aktuell trotzdem nutze, möchte ich dir im Folgenden erzählen.

Digitale Planung hat viele Vorteile, das bestreite ich auch nicht. Es gibt allerdings Menschen, die trotz der modernen Technik sehr gerne auf Papier schreiben und so besser denken können. Für diese gibt es aber auch eine Möglichkeit diese Medien sinnvoll zu nutzen.

Bevor ich auf die Vor- und Nachteile eingehe möchte ich dir kurz erzählen, was bei mir so fürchterlich schief gegangen ist:

Ich habe angefangen digital zu planen, als ich aus der Schule rauskam. Nach dem Abitur hatte ich ganze 10 Tage Zeit zwischen Abi-Zeugnis Übergabe und meinem ersten Tag als Musikstudentin. Ich war am Anfang selbstverständlich sehr motiviert, jetzt alles anders zu machen als in der Schule. So also auch meine Terminplanung und To-Do-Listen.

Ich habe mir damals eine Software runter geladen, die nannte sich „iStudiez Pro“. Und da ich zu dem Zeitpunkt schon länger meinen MacBook hatte, habe ich angefangen den iCal-Kalender, die Notizapp und das Adressbuch rege zu nutzen. Parallel zu der Software. Die Software war klasse, man konnte sein Stundenplan eintragen, Seminare und Studienleistungen mit Deadlines eintragen und Listen hinzufügen. Noten konnte man auch eintippen. Also alles, was das Planerherz begehrt.

Klingt jetzt mega geil, war‘s für mich leider nicht!

Es führte dazu das ich den Überblick total verloren habe. Ich musste ja täglich diese App’s benutzen, aber ganz ehrlich? Ich war 19 und immer, wenn ich den Laptop aufgemacht habe, um etwas produktives zu tun, wurde ich sehr schnell abgelenkt von Facebook, Youtube, meinen Mails und „ach ich könnte doch mal den Dokumentenorder aussortieren“.

Absolute Verzettelung und das völlig ohne Zettel! (Da bekommt das Wort Vera(ä)ppelung eine völlig neue Bedeutung ^^)

Dann sind mir durch den fehlenden Überblick leider oft auch Aufgaben durchgerutscht, da ich in meinem Kalender keine Listen eintragen konnte, sondern dafür eine andere App hatte. Und wenn man wie ich drauf steht Sachen durchzustreichen, wenn man sie erledigt hat, wird das Glückshormon von einem Mausklick leider nicht ausgeschüttet. Ich habe mich dann nach wenigen (chaotischen) Monaten nach etwas Neuem umgeschaut…

Nun zu den Vor- und Nachteilen für digitale Planung.

Klare Vorteile sind auf jeden Fall:

• Kein zusätzliches Gewicht mit sich rumzutragen, alle App’s kannst du mittlerweile auf deinem Smartphone (was bei den meisten mit ihrer Hand oder ihrer Hosentasche bereits verwachsen ist) verwalten und über eine Cloud auf jedem Gerät öffnen
• Es ist heutzutage auf jedem Medium verfügbar, welches mit dem Internet verbunden ist (vorausgesetzt man benutzt eine Cloud)
• Es gibt unfassbar schlaue App’s und Programme, die einem sehr viel Arbeit abnehmen, alleine das Archivieren von Informationen ohne Platz im Büro oder am Schreibtisch zu vergeuden
• Man kann in digitalen Kalendern die „Wiederholungsfunktion“ einstellen und so wiederkehrende Termine direkt eintragen, man muss es nicht wöchentlich neu machen
• Du kannst für den 01.10.2025 einen Termin eintragen, ohne dir Gedanken zu machen, dass dir ein so langfristiger Termin flöten geht
• Für Menschen, die gerne mit diesen Geräten arbeiten und damit gut klarkommen, sich Pausen davon gönnen, ist es super! Es macht Spaß, es ist einfach zu handhaben und es wird alles gespeichert (im Idealfall)

Die Nachteile:

• Man kommt von der Elektronik dann gar nicht mehr los! – Wenn man alles damit macht, privat und beruflich kommunizieren, Planen, Termine/Listen checken, privat: Social Media, beruflich: Social Media dann ist Digital Detox erstens für uns Geschäftsschädigend und gesundheitlich auch bedenklich!
• Sehr hohes Ablenkungspotenzial! – Weil auf dem Smartphone/Tablet sind ja nicht nur die App’s zum Arbeiten…fordert dann natürlich eine Menge Disziplin
• Verzettelungsgefahr, es gibt nur wenig App’s die alles vereinen, was man so braucht, da gehen einem die Informationen und Aufgaben schon mal durch die Lappen
• Wenn dein Gerät, auf dem alles gespeichert ist, wohl bemerkt ohne Cloud und ohne Backup (ja es gibt noch Menschen, die beides nicht benutzen) kaputt geht…ist das halt richtig scheiße!
• Den Überblick zu behalten über alles, ist sehr schwer, vor allem auf dem Smartphone (oder anderen kleinen Bildschirmen) – Termine und Listen festhalten ist kein Problem, aber kreatives Planen ist problematisch
• Für Menschen die besser denken können, wenn sie etwas mit einem Stift auf Papier schreiben, ist es die absolut falsche Methode! – Man kann nicht mehr kreativ denken, fühlt sich blockiert, hat Probleme sich zu konzentrieren (weil man ständig einen Bildschirm anstarrt) und lässt sich leicht ablenken.

Ich möchte hier niemandem zu Nahe treten, der gut damit klarkommt. Grundsätzlich vertrete ich die Auffassung: Wenn etwas für dich funktioniert, bleib dabei! Wenn nicht: Probier mal was Neues aus!

Wenn du dich bisher digital organisiert hast und einige der Probleme, die ich oben erläutert habe bei dir festgestellt hast, überlege dir mal die Methode zu ändern oder zumindest eine neue Kombination zu wählen. Ich habe am Anfang geschrieben, dass man digitale Medien und deren Vorteile auch nutzen kann, wenn man sich nicht komplett damit organisiert. Diesen Weg möchte ich dir zum Schluss auch noch vorstellen.

Ich benutze seit mehreren Jahren meinen digitalen Kalender, um alle Termine dort abzuspeichern. Erstens habe ich dadurch immer die Rückversicherung, sollte ich mal meinen Kalender nicht dabei haben bei Anfragen Termine zu bestätigen. Zweitens nutze ich gerne die Funktion auch schon für 2020/2021 Termine festzuhalten. Und drittens mag ich es gerade bei Verschieben von Terminen die Funktion es ‚einfach zu Verschieben‘…so ganz ohne Radiergummi!

Planen kann ich allerdings so nicht, es ist für mich eher eine Art Datenbank und Sicherheit, denn meinen Kalender könnte ich ja auch mal verlieren (das wäre eine Vollkatastrophe, aber ich bin vorbereitet).

Welches digitale Tool ich wirklich liebe und gerade benutze ist OneNote von Microsoft. Ein digitales Notizbuch. Es gibt einige Dinge, die muss ich sowieso am Laptop planen: Referate, Workshopkonzepte, Blogartikel, Mails etc.

Mit dem Programm lässt sich all das mit einem guten Überblick tun und mit tollen Funktionen (darüber gibt es natürlich auch noch einen Artikel).

Da ich aber ein Listenfetisch habe und es mega geil finde, Aufgaben und Pläne aufzuschreiben und durchzustreichen (man möge mich jetzt für verrückt halten), ist das digitale Planen für mich nicht so attraktiv, wie ein Papierkalender und ein Notizbuch/block.

Grundsätzlich kann ich empfehlen, die digitalen Medien so zu nutzen wie es für einen passt und es einem nicht auf den Sack geht. Planung sollte mit einem Medium passieren, woran man Spaß hat und es nicht ausschließlich als Last empfindet! Wenn die digitale Planung was für dich ist: Prima! Weiter so!

Wenn du davon eher weg möchtest, mach dir keinen Stress es gibt unglaublich viele Menschen, trotz Digitalisierung, die sich mit Papierkalendern organisieren oder einem Whiteboard/Pinnwand.

Natürlich kommt man vor allem in der Kommunikation kaum drum herum, aber du musst auch nicht alles mit deinem Smartphone/Tablet/Laptop machen…die Dinger haben ja immerhin einen Ausknopf, den kann man tatsächlich auch mal benutzen 😉