Planungsroutinen

Planung ohne Ausführung ist meistens nutzlos – Ausführung ohne Planung ist meistens fatal.

Willy Meurer (1934-2018) deutsch-kanadischer Publizist

Wie plane ich meine Woche? – Wie plane ich meinen Tag? Muss ich überhaupt planen?

Da kommt er wieder, mein Lieblingssatz: „Ich muss einen Scheiß!“. Aber hilfreich sind Planungsroutinen auf jeden Fall!

Den Kalender den ihr oben auf dem Bild sehen könnt ist mein neuer Schatz für 2020. Ja, es ist erst September und ja ich habe tatsächlich schon Termine für 2020 bzw. auch für 2021…kommt als Musiker schon mal vor.

Mein Kalender ist sozusagen mein ausgelagertes Gehirn. Alle Termine und Aufgaben stehen in diesem wunderschönen Buch drin und ich liebe es ihn zu benutzen und damit zu planen. Wenn dich das jetzt eher so dezent beeindruckt oder sich in dir der Gedanke regt: „Wie kann man das denn gerne machen? Ich hasse es zu planen!“, dann entspann dich. Niemand muss das so machen wie ich oder es so lieben wie ich. Aber es wäre doch schon geil, wenn du deine Termine immer parat hättest, die passenden Aufgaben dazu direkt verfügbar, den Überblick über deinen Monat, deine Woche oder den Tag behalten kannst.

Das bedeutet nicht, dass alles nach Plan läuft! Es geht beim Planen nicht darum, es unter allen Umständen so und nicht anders zu machen. Es geht darum für sich einen roten Faden durch den Tag oder die Woche zu ziehen, zu wissen worauf man hinarbeitet. Wenn etwas spontan dazwischen kommt ist das auch kein Problem. Du kannst Aufgaben auch verschieben, wenn du den Durchblick hast wann sie fällig sind.

Es könnte auch sein, dass du bisher zu den Personen gehört hast, die eher alles auf den letzten Drücker machen. Die Hausarbeit oder das Referat 24 Stunden vor Abgabe angefangen hast (das ist bei manchen noch optimistisch formuliert), das Stück für das Konzert so zwei Tage vorher mal angeschaut hast, die Mail mit einer wichtigen Antwort im allerletzten Moment noch abgeschickt hast oder den Raum zum Proben für die Kammermusik eine Stunde vor Probe reserviert hast.

Und all das ist vollkommen ok, wenn du damit leben kannst und dir jedes Mal den Adrenalin- und Cortisolkick geben willst. Aber ich werde das Gefühl einfach nicht los, dass der Satz: „Ich kann unter Druck einfach besser arbeiten!“ oder „Ich bin halt so, ein Chaot und verpeilt!“ oder „Ich schau einfach lieber YouTube und Netflix, als mich mit dem Kram früher auseinanderzusetzen als notwendig!“, tolle Glaubenssätze sind, die wir unserem Unterbewusstsein solange erzählen, bis es uns das abkauft.

Denn dahinter steckt meistens eine Angst vor der Aufgabe, die wir zu erledigen haben. Angst vor schlechter Bewertung, Angst vor Zurückweisung, Angst vor zu wenig Anerkennung, Angst den eigenen Erwartungen nicht zu genügen, Angst vor den Erwartungen anderer (die in den meisten Fällen von uns völlig überschätzt wird).

Wie wäre es denn, wenn du am Tag vor dem Halten eines Referats ganz gechillt noch 3 Folgen deiner Lieblingsserie auf Netflix schauen kannst, weil dein Referat fertig vorbereitet, inkl. Handouts und Medien, schon in deinem Rucksack für morgen auf dich wartet? Stell dir das kurz mal vor. Wie würdest du denn abends ins Bett gehen? Und wie würdest du, was viel wichtiger ist, am nächsten morgen dein Referat halten? Gestresst oder entspannt? Mit zu viel Kaffee intus und Augenringen bis auf den Fußboden oder voller Energie und einem guten Mindset?

Ich glaube du kannst es dir vorstellen, wie du das Referat halten würdest. Wie wahrscheinlich auch eine bessere Bewertung herausspringt. Nutze für solche Dinge deine Vorstellungskraft. Wenn es sich gut angefühlt hat, sich das vorzustellen, wird dein Verstand beim nächsten mal eher dazu tendieren früher anzufangen!

Jetzt wo wir das geklärt hätten, ob es sinnvoll ist sich einen Plan für die Woche oder den Tag zu machen, kommen wir zu dem Wie.

Es ist völlig egal mit welchem Medium du aktuell arbeitest. Ob analog oder digital, es funktioniert bei beidem sehr gut. Planung beginnt im Kopf! Also gib dir ein paar ruhige Minuten, mach dir ein Kaffee oder was auch immer du bevorzugst, und setz dich mit deinem Kalender an einen Ort wo du ungestört bist. Mach dein Smartphone auch mal auf Flugmodus und schalte deine Mails stumm.

Ich mache das ein mal die Woche. Es ist egal an welchem Tag, du kannst einfach heute damit anfangen! Idealerweise machst du es Sonntag oder Montag, wenn du vom Ablauf der Woche abhängig bist. Zuerst ein mal trage ich mir meine Termine ein. Wenn du einen digitalen Kalender verwendest, wirst du den Vorteil haben, dass wiederkehrende Termine schon geblockt sind. Termine die nur diese Woche stattfinden kannst du eintragen und evtl. noch mal checken, ob die aktuelle Uhrzeit stimmt. Manchmal ändert sich die Uhrzeit auch durch eine WhatsApp oder Mail und man hat vergessen es umzutragen.

Danach kommen die Aufgaben für die Woche. Wenn du eine App dafür benutzt, schreib dir da rein welche Aufgaben die Woche anstehen. Sei da bitte ehrlich zu dir, überplan dich nicht. Niemand brauch eine ‚Nie-endende-To-Do-Liste‘, wo immer irgendwas geschoben wird. Nimm dir da lieber etwas weniger vor. Wenn du dann noch Zeit hast, kannst du ja noch etwas mehr machen. Beim Thema Aufgaben (da kommt natürlich noch ein gesonderter Artikel) ist wichtig zu beachten, auch Aufgaben einzutragen die aus verschiedenen sozialen Netzwerken auf dich einprasseln. Aufgaben können sich auch in Facebook-Nachrichten verstecken, in WhatsApp Gruppen, WhatsApp Nachrichten, Emails oder in Telefonaten (im Idealfall hast du da mitgeschrieben!).

Wenn Termine und Aufgaben für die Woche grob klar sind, du musst hier noch nichts auf die Tage verteilen, ist erst mal das wichtigste getan. Dieses Prozedere dauert bei mir ca. 15-20 Minuten, in Wochen wo viel Freiraum ist auch weniger. Es gibt auch Wochen wo ich es nicht schaffe vorher zu planen, dann schaue ich wenigsten einmal am Tag für 2-3 Minuten rein, um mir klar zu machen was ansteht.

Für die Tagesplanung habe ich nur einen Tipp: Schau am Abend vorher, was du am nächsten Tag zu tun hast und was du von deinen Aufgaben erledigen willst. Man schläft besser ein, wenn man sich klar gemacht hat was einen am nächsten Tag erwartet. Der Zeitaufwand hierfür ist wirklich gering und liegt bei unter 5 Minuten, das ist weiß Gott kürzer als jedes YouTube Video!

Wer jetzt immer noch behauptet, er hätte keine Zeit zum Planen, dem gebe ich folgenden Satz zu bedenken:

Mit den Planungen ist es wie mit der Saat, ist der Boden nicht bereitet, kann nichts aufgehen.

Peter E. Schumacher (1941-2013), Publizist

Es kommt immer auf deine innere Einstellung zu dem Thema Planung an und Routinen erleichtern uns enorm den Alltag. Schaffe dir eine Planungsroutine die für dich funktioniert und genieße die Entspannung wenn alles erledigt ist!

Ich wünsche dir nun viel Spaß, probier es mal aus 😉